Hang on, are you telling me it’s not need to be expensive?

Pasti deh ada yang pernah berpikir seperti ini: SOP penting sih, tapi kalau  mau buat SOP pakai Konsultan, pasti deh perlu biaya GEDE 😦

Hellow reader… mungkin ada nih dari para reader sekalian yang sedang pusing mau beresin sistem manajemen di kantornya, atau lagi mau susun sistem agar bisa jalanin usaha / bisnis biar bisa autopilot. Udah kepikiran sih harus bikin Standard Operating Procedures (SOP), tapi gimana ya cara bikin yang benar dan sesuai dengan business process kantor ? Kalau mau ngikutin contoh jenis-jenis SOP yang ada di internet ataupun di buku-buku yang dijual di toko-toko buku, rasanya masih ada aja yang kurang pas dan ga sesuai dengan yang diinginkan.. Hehehe, perasaan-perasaan yang seperti itu tuh yang sering kita dapetin dari Klien-klien kita.

Sebelum akhirnya si calon Klien mutusin gunakan jasa konsultan SOP, mereka pasti punya pikiran-pikiran seperti diatas. Ada yang sama sekali bingung gimana caranya bikin SOP, ada yang bisa bikin SOP tapi ngerasa kurang pas, ada yang udah bikin tapi ga tau gimana cara terapin SOP itu, ada yang udah tau cara terapin SOP tapi ga ada sistem kontrol yang benar untuk mengukur keberhasilan SOP yang udah diterapin, ada juga yang bener-bener serius mau bikin SOP tapi kuatir harus sediakan budget GEDE untuk biaya jasa konsultan SOP nya.

MobileActivities

Bicara budget yang pasti merupakan faktor utama dan terpenting untuk memutuskan menggunakan jasa konsultan memang harus diperhitungkan dengan baik dan bijaksana. Sebelum menggunakan jasa konsultan dan mengeluarkan biaya harus dulu dipikirkan baik-baik apa tujuan utama kantor atau usaha kita sehingga memerlukan SOP. Idealnya dalam sebuah kantor / usaha bisnis, tujuan adanya SOP adalah sebagai arahan (guidance) dalam melaksanakan suatu proses bisnis sehingga dalam menjalankan bisnis tersebut, para pelaksana dapat bekerja secara maksimal walaupun dengan Supervisi yang minimum dari Pimpinan atau pemilik (owner) kantor tersebut. SOP pun mampu menjadi suatu tolak ukur proses penilaian kinerja (performance evaluation) tidak hanya untuk menilai kinerja para pegawai, juga mampu menilai keberhasilan suatu kantor / usaha bisnis yang kita miliki.

Tapi kan bisnis itu dinamis, jika kantor / usaha bisnis saya menggunakan SOP, bisa-bisa nanti SOP itu ga bisa mengikuti perkembangan bisnis yang dinamis yang sering sekali mengalami perubahan ini. Trus, SOP milik kantor / usaha bisnis saya, jadi tidak berguna dong. Pemikiran seperti ini pastinya bisa muncul di pikiran para pimpinan perusahaan / pemilik bisnis (business owner), singkat kata, Bisnis itu Dinamis, maka SOP pun harus Dinamis mengikuti perkembangan bisnis.

Jadi, jika ada diantara para reader sekalian yang sedang memerlukan bantuan dalam penyusunan SOP kantor / usaha miliknya dan merasa memerlukan konsultan SOP, yang perlu diperhatikan adalah

  • tetapkan dulu tujuan penyusunan SOP, karena SOP itu diperlukan untuk pengembangan usaha/ perbaikan sistem di kantor, jadi tujuannya harus benar-benar jelas dulu sehingga semua personil yang ada, bersedia bekerjasama untuk menyusun SOP itu;
  • siapkan budget yang dianggap mampu;
  • cari konsultan yang mampu membantu proses penyusunan SOP yang sesuai dengan yang diharapkan dan mampu memberikan jasa konsultan yang baik sesuai budget yang ditetapkan (maksudnya : ga terlalu mahal… Hehehe);
  • trus yang harus diperhatikan adalah SOP disusun agar keseluruhan proses bisnis dapat berjalan secara autopilot, meskipun pimpinan / pemilik bisnis sedang cuti ataupun melakukan hal-hal yang lain, proses bisnis WAJIB dan KUDU tetap harus terus berjalan, so, susun SOP jangan terlalu ribet yang sulit dimengerti dan dikerjakan oleh pegawai pelaksana. Kalau SOP-nya ribet, sudah pasti SOP itu bakalan jadi guidance yang tersimpan rapih di dalam order di lemari file Board of Director, karena susah memberikan pemahaman ke pegawai pelaksana hehehehe…

Nah reader, segitu dulu ya info-info nya. By the way, budget untuk jasa konsultan SOP ga selalu harus GEDE dan mahal, ada kok konsultan SOP yang mampu memberikan jasa penyusunan SOP dengan menyesuaikan budget yang kita miliki.

Eitss sebelum menutup artikel ini, kalau dari reader sekalian ada yang bertanya, kapan sih waktu yang tepat untuk menyusun SOP? Jawabannya: ya se-segera mungkin, jadi se-segera mungkin juga proses bisnis yang ada bisa berjalan autopilot dan se-segera mungkin juga bisa merasakan kemudahan dan manfaat yang diberikan dengan adanya SOP. So… be smart yaaaaaa, we wish you all the best…

 

Oya, ada quote bagus nih:

“Executive ability is deciding quickly and getting somebody else to do the work” By. John G. Pollard

 

Feel free to chat with me if you find this article is interesting. Contact me through email at catherine@easyhelps.net or Line catherine.ary

Iklan

Reasonable Doubt, Duh… Gimana ya?

Cath16Minggu ini, saya beberapa kali meeting dengan beberapa calon Klien yang menghubungi EasyHelps untuk berkonsultasi mengenai cara mengatasi kesulitan yang mereka hadapi berkaitan dengan situasi dan kondisi perusahaan yang rasanya kok semakin hari semakin tidak mudah dikontrol. Bahkan ada dari salah satu calon Klien yang saya temui (sebut saja Klien A) mengeluh karena karyawannya sangat kompak dan rasanya mereka sering bersama-sama melakukan sesuatu yang merugikan perusahaan, tetapi hingga kini belum ditemukan hal apa itu.

Lain lagi dengan calon Klien yang lain yang saya temui (sebut saja Klien B) permasalahannya lain lagi, yang ini malah sudah mengetahui kesalahan-kesalahan yang karyawannya buat, tetapi masih ragu dan bingung untuk mengambil tindakan karena tidak paham sebaiknya tindakan seperti apa yang diperlukan mengingat kesalahan-kesalahan yang karyawan lakukan harusnya tidak terlalu berat tetapi karena sering sekali dilakukan jadi cukup mengganggu, juga keraguan Klien B ini untuk memberikan sanksi karena merasa masih memerlukan karyawan tersebut dan banyak customer yang di handle oleh karyawan itu juga proses bisnis perusahaan sudah dipahami jelas oleh si karyawan. Juga kuatir kalau nanti karyawan ini diberi sanksi bisa aja dia kesal dan menyebarkan issue yang tidak baik kepada karyawan lainnya. Tetapi masalahnya si karyawan ini sering mengajak rekan kerjanya untuk menjadi back-up-nya jika dia sedang melakukan pelanggaran. Hmmm…. sulit juga yaaaa.

Adalah suatu kebiasaan saya, jika meeting dengan calon Klien, saya memberikan keleluasaan kepada calon Klien untuk menceritakan seluruh unek-unek mereka sebelum saya mulai bertanya. Biasanya memerlukan waktu 30 menit untuk menunggu si calon Klien selesai bercerita… hehehehe… Nah setelah selesai mendengarkan cerita calon Klien, baru deh bagian saya bertanya. Mendengarkan unek-unek calon Klien tersebut pertanyaan saya hanya 1, apakah perusahaan Bapak memiliki Peraturan perusahaan secara tertulis yang telah disampaikan kepada seluruh karyawan semacam SOP, instruksi kerja dan job description? Ada yang menjawab ada tetapi sepertinya sudah tidak update, ada juga yang menjawab tidak perlu lah peraturan perusahaan seperti itu (well, mungkin si Bapak ini berpikir bikin peraturan perusahaan, jika pakai jasa konsultan, bayarnya pasti mahal heehhehee… padahal ga jugaa yaa, belum nanya harganya sih Pak hehehhehe…)

Dari cerita diatas, saya menyimpulkan bahwa baik Klien A maupun Klien B sama-sama memiliki apa yang sering saya sebut sebagai “Reasonable Doubt” atau keraguan yang beralasan. Kenapa? Karena mereka sama-sama telah merasakan ada sesuatu yang tidak benar tetapi masih ragu dan kuatir untuk mengambil tindakan, juga kuatir tindakan itu malah menjadi boomerang bagi perusahaan mereka.

Sekarang pertanyaannya, bagaimana cara mengatasi untuk menghindari munculnya “Reasonable Doubt” ini? Apakah sebagai pimpinan perusahaan kita akan terus-menerus melakukan pembiaran atas perasaaan “Reasonable Doubt” yang muncul ini? Apakah kita harus pura-pura saja tidak melihat keadaan-keadaan yang merugikan tersebut? Apakah dengan memberikan sanksi sudah merupakan tindakan yang tepat? Apakah dengan sanksi sudah benar-benar memberikan efek jera dan menghilangkan kemungkinan karyawan melakukan kesalahan?

Menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut, jawabannya hanya 1 yaitu : Dalam suatu perusahaan baik itu perusahaan kecil, menengah, atau besar, bahkan hanya usaha toko sekalipun,  sudah seharusnya terdapat Peraturan Perusahaan yang mengatur tata cara dan tata laksana yang diperlukan untuk menjabarkan aturan-aturan pelaksanaan tanggung jawab pekerjaan baik hak maupun kewajiban masing-masing personil dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya peraturan perusahaan, SOP, instruksi kerja, dan job description dapat membantu memperkecil kemungkinan timbulnya kesalahan-kesalahan yang mampu dilakukan oleh tiap personil dalam perusahaan. Selain itu fungsi dari peraturan perusahaan adalah untuk mendeskripsikan tindakan sanksi yang dapat diambil untuk memberikan efek jera atas pelanggaran yang timbul. Memang tidak ada jaminan pasti apakah dengan hal tersebut artinya tidak akan ada lagi pelanggaran, tetapi dengan adanya peraturan perusahaan dapat memperkecil timbulnya pelanggaran.

Satu hal yang penting, Peraturan Perusahaan harus disusun dengan baik, benar dan tepat untuk mempermudah pemahaman, pelaksanaan dan penegasan bagi seluruh personil yang telah bersedia mengikatkan diri pada peraturan tersebut karena bekerja perusahaan itu. Peraturan perusahaan sebaiknya disampaikan secara berkala (minimum 2x dalam 1 tahun) kepada seluruh personil dalam perusahaan dan jika terdapat perubahan atas peraturan tersebut segera disampaikan kepada karyawan dalam suatu bentuk induction (training singkat). Dengan hal ini kesalahan-kesalahan yang timbul dapat diketahui, juga dapat diselesaikan secepatnya, jadi tidak perlu lagi ada tuh “reasonable doubt” dalam pikiran pimpinan perusahaan, malah bisa lebih fokus untuk memikirkan cara meningkatkan profit.

So, apakah “reasonable doubt” yang ada masih ingin dibiarkan begitu saja? atau ingin segera mengambil tindakan untuk menghilangkan “reasonable doubt” tersebut dari pikiran kita sebagai pemilik usaha dan berfokus pada hal yang lebih penting lainnya yaitu meningkatkan profit? Pilihan ada pada anda 🙂

What Will I do to Protect Earth? -Writing Competition Winners Announcement

Earth-Day-Pictures-for-Kids2-Copy

Hello readers…

Terima kasih untuk partisipasi semua followers EasyHelps dan blog CatherineAry.wordpress.com pada Short Writing Competition bertema Earth Day yang kita adakan tanggal 22 April 2016 yang lalu. Hanya dengan waktu yang cukup singkat, kami menerima 43 peserta yang mengirimkan tulisan-tulisan singkat mereka mengenai apa yang ingin mereka lakukan untuk melindungi Bumi kita tercinta ini. Hampir semua peserta memiliki harapan yang sama untuk menjaga dan melindungi Bumi. Semoga semua harapan itu dapat diwujudnyatakan dalam sikap dan kehidupan sehari-hari yahh…

Sebagai hasil dari short writing competition tersebut, EasyHelps telah menentukan pemenang yang akan menerima hadiah berupa voucher belanja dan souvenir dari EasyHelps.

Dan pemenangnya adalahhhh……………. 🙂 🙂 🙂 🙂 🙂

Pemenang Utama :

  • Keyne Fredella judul tulisan: Kresek vs. Kardus (Earth Day’s Battleship)

Pemenang Hiburan :

  • Clarista Iradon judul tulisan: Barang Bekas Jadi Duit, Bantu Jaga Bumi Indahku ini
  • Ela Anggrela judul tulisan: Tidak Semua Barang Rusak Harus Dibuang
  • Angga Misarta judul tulisan: Utak Atik Barang Bekas, Eh ternyata masih bisa dipakai lagi
  • Indrawan judul tulisan: Jalan jalan sambil ngemil itu Asyik tapi jangan buang sampah sembarangan dong

 

Untuk peserta lain yang belum menang, jangan kecewa ya…. ini hanya salah satu bentuk ikut serta EasyHelps untuk menjaga dan melindungi Bumi. Dengan benar-benar melaksanakan apa yang menjadi harapan kalian pada tulisan yang kalian buat, merupakan kemenangan terbesar kalian karena ikut serta langsung dalam menjaga dan melindungi Bumi kita tercinta.

Bagi para pemenang, team EasyHelps akan menghubungi kalian via email untuk mengkonfirmasi alamat pengiriman hadiahnya ya… Oya, keputusan pemenang tidak dapat diganggu gugat. Tulisan-tulisan pemenang akan dijadikan campaign program Earth Day oleh EasyHelps di media sosial hingga tanggal 30 April 2016.

“Mari bersama-sama kita jaga dan lindungi Bumi kita untuk masa depan yang lebih baik”