Manajemen Aset dan Perkembangan Bisnis, Gimana tuh ya?

Bicara aset, artinya bicara semua barang dan data yang kita miliki. Aset sendiri dikenal ada dua macam yaitu aset yang berwujud (tangible) dan aset tidak berwujud (intagible). Apa-apa saja yang termasuk aset? Pastinya sangat banyak, antara lain: Aset berbentuk barang (property, kantor, peralatan usaha, mesin, perlengkapan kantor, dokumen, barang jualan, emas, tabungan, dsbnya), dan aset selain barang (pegawai potensial, kekayaan intelektual seperti merek dagang, desain industri franchise, goodwil, dsbnya).

Artikel hari ini saya ga membahas mengenai definisi aset itu apa, karena definisinya bisa dibaca melalui Mbah Google juga buku-buku yang banyak dijual. Hari ini saya mau sharing mengenai hal yang saya temukan di beberapa Klien saya. Banyaknya kesulitan yang dihadapi oleh Klien yang ingin mengembangkan bisnis usahanya, tetapi tidak adanya dukungan terhadap pengelolaan aset yang dimiliki sehingga sulit dan tidak mudah untuk segera mencapai pengembangan usaha yang diinginkan.

Sebelum saya sharing lebih banyak, berikut ini beberapa temuan (findings) yang saya simpulkan (dari sekian banyak temuan-temuan yang lain) yang merupakan penyebab kesulitan pengembangan bisnis Klien, antara lain:

  1. Dokumen tidak lengkap, sistem filing tidak ada standarisasi, jadi masing-masing pegawai per divisi membuat dan menyusun sistem filingnya sendiri-sendiri;
  2. Pencatatan dan sistem administrasi yang tidak terkontrol dan tidak ada sistem report;
  3. Penempatan pegawai yang kurang sesuai dengan posisi jabatannya;
  4. Tidak ada program kerja yang jelas, sehingga kerja jadi serabutan dan prioritas kerja tidak terdeteksi;
  5. Kurang disiplin dalam penggunaan dan alokasi budget untuk keuangan;
  6. Sistem kerja yang dijalankan bersifat one man show hanya mengikuti 1 orang pimpinan saja, jadi kalau pimpinan itu sedang tidak di kantor, jadi ga ada yang kerja deh. Semua bekerja hanya berdasarkan instruksi dari 1 orang saja (biasanya Owner langsung), istilah keren sekarang ini, bisnisnya ga autopilot.

Findings diatas itu merupakan basic problems yang dialami oleh hampir setiap usaha atau bisnis. Jika usaha bisnis itu ingin dikembangkan menjadi lebih baik sehingga dapat menjadi sebuah perusahaan berskala nasional bahkan internasional, basic problems ini harus segera dicarikan solusinya. Harus segera diatasi agar tidak terus menerus berkelanjutan.

So, karena itu sungguh sangat penting memperhatikan basic problems ini. Jangan dibiarkan sehingga dapat menjadi penghambat pengembangan bisnis usaha kita. Jangan sampai bisnis usaha yang ingin anda kembangkan mengalami basic problems seperti yang dialami oleh Klien-Klien saya yah. 🙂

catherineary

Sesuai judul artikel ini, saya mau membahas mengenai apakah DOKUMEN itu merupakan aset atau bukan.

Kalau kita berpikir bahwa dokumen hanya sebagai pelengkap bisnis atau usaha saja, pikiran ini sebaiknya segera dirubah. Dokumen merupakan salah satu jenis aset. Dengan dokumen yang rapih, lengkap dan teratur, kita dapat melihat dan menilai bisnis usaha kita ini berkembang atau jalan ditempat. Apalagi dokumen data keuangan dan data customer, ini merupakan aset penting yang wajib dikelola dan diatur dengan baik oleh setiap usaha bisnis. Karena ini merupakan aset jangka panjang.

Pengelolaan dokumen diatur mengikuti dan menyesuaikan business process usaha. Dan sebaiknya distandarisasi per divisi dan dibuatkan aturan cara pemakaiannya.

Untuk pebisnis pemula, mungkin dokumen belum terlalu banyak, justru karena masih pemula sangat disarankan untuk mulai mengelola dan mengatur dokumen-dokumen, ibarat rumah, pengelolaan dokumen merupakan fondasi awal. Bagi Pebisnis yang sudah menjalankan bisnis usahanya lebih dari 2 tahun, dokumen yang dimiliki tentunya sudah berjumlah cukup banyak, nah sebelum makin terlambat segera atur pengelolaan dan pengaturan dokumen bisnis anda.

Ribet??? Well, awalnya memang ribet, tapi untuk selanjutnya akan sangat mempermudah anda dalam mengontrol dan menemukan dokumen-dokumen yang diperlukan.

Bentuk-bentuk pengelolaan dokumen dibuat sesuai metode penyimpanan dokumen yang dipilih. Penyimpanan dokumen bisa berbentuk hardcopy, bisa juga berbentuk softcopy. Bentuk penyimpanan apapun yang dipilih, pengelolaan dan pengaturan dokumen tetap perlu diperhatikan.

Sebagai info, untuk mengembangkan bisnis usaha tentunya diperlukan modal tambahan, nah untuk memperoleh modal tambahan tentunya diperlukan pemodal, baik itu dari pihak Bank bisa juga dari investor. Nah baik Bank maupun Investor sebelum mereka bersedia memberikan modal usaha, pasti diperlukan data-data dan informasi lengkap mengenai usaha bisnis, untuk memberikan kepastian atas apakah usaha bisnis itu pantas untuk diberikan modal tambahan atau tidak.

Disinilah fungsi dan tujuan pengelolaan dan pengaturan dokumen. Jadi saat diperlukan, data-data yang lengkap dapat menjadi sumber penyusunan laporan kinerja bisnis usaha. Ini merupakan hal terpenting dan utama bagi calon pemodal, karena laporan kinerja bisnis usaha merupakan tolak ukur yang digunakan calon pemodal untuk menilai bisnis usaha anda. Laporan kinerja bisnis usaha merupakan tolak ukur bagi pemodal, dan dokumen merupakan satu-satunya media bukti keberlangsungan usaha.

Saya yakin, tidak ada satupun pebisnis atau pengusaha (entrepreneur) yang tidak ingin usaha bisnisnya berkembang menjadi lebih besar, meskipun hanya memiliki bisnis skala kecil seperti UKM, perkembangan bisnis pasti merupakan impian setiap pemilik usaha. Karena itu, saya sangat menyarankan untuk memperhatikan basic problems diatas dan segera mengatasinya dengan melakukan perbaikan-perbaikan yang sesuai.

Tertarik untuk berdiskusi lebih lanjut dengan saya gimana mengelola data aset usaha bisnis anda, do not hesitate to contact me through line id catherine.ary kalau perlu konsultasi langsung juga, monggo aja ya…. 🙂

Iklan

From My Best Experience, Begini Caranya Tentukan Harga Jasa Kamu Biar Ga Ditawar Habis-habisan sama Calon Klien

Pernah ga sih kalian yang udah punya bisnis / usaha sendiri di bidang jasa (ga jadi pegawai lagi maksudnya…) coba membuat catatan atau memo berapa jumlah Surat Penawaran (bahasa kerennya Offering Letter atau Engagement Letter) yang kalian udah sempat kirim ke Klien, tapi pas Kliennya baca langsung nawar habis-habisan, atau malah ga lagi mau hubungin kita untuk diskusiin Surat Penawaran kita itu.. Buat saya sih, kalau bisnis / usaha kita ini memang sudah memberikan pendapatan yang lebih dari target rata-rata yang kita mau capai setiap bulan, ya gapapa  juga sih si calon Klien ini kita ga follow up lagi. Tapi kalau bisnis/usaha kita, masih dalam tahap merintis mungkin usia 1-3 tahun, rasanya sih sayang banget ya kalau banyak Surat Penawaran kita ga gooll (alias ga berhasil deal), apalagi bidang bisnis / usaha kita dibidang jasa. Ini agak rada-rada unik cara menentukan harga yang mau kita tawarin, ataupun harga yang mungkin bakalan sesuai dengan yang dapat disetujui oleh calon Klien. Cath_0075

Dari pengalaman pribadi saya sejak dulu masih jadi pegawai tetap sampai sekarang sudah punya usaha sendiri di bidang jasa, ternyata kita tuh perlu benar-benar memikirkan surat penawaran atau proposal yang mau kita kasi ke Klien kita, dengan tujuan surat penawaran itu bisa sesuai dan memenuhi harapan calon Klien dan akhirnya bisa deal untuk pakai jasa kita.

Basicnya usaha jasa sebenarnya adalah kerjasama antara Klien dengan kita sebagai pemberi jasa. Jadi harusnya ada mutual relationship yang perlu jadi pertimbangan awal sebelum kita mengirimkan surat penawaran sehingga bisa deal dengan Klien untuk menggunakan jasa kita. Beberapa hal ini rasanya perlu menjadi pertimbangan kita dalam menyusun atau menentukan harga jasa yang akan kita berikan ke calon Klien.

  1. Kenali dulu dengan jelas tipe calon Klien, apakah tipenya mau cepat beres, tipenya ringkas, tipenya ga ribet, atau malah kebalikannya;
  2. Kenali bidang usaha/bisnis calon Klien, apakah calon Klien ini adalah pedagang, pebisnis, orang professional seperti Dokter atau Konsultan, ataupun perusahaan berskala nasional bahkan multinasional, atau malah perusahaan asing (treatment ke tiap-tiap Klien itu beda-beda);
  3. Pahami betul bentuk jasa yang mereka inginkan dari kita dan apa hasil akhir yang mereka harapkan, kira-kira bagaimana kemampuan mereka memberi penghargaan ke kita atas jasa yang akan kita berikan nanti dan cara kita memenuhi hasil akhir yang Klien inginkan;
  4. Khusus untuk yang masih merintis usaha/bisnis di bidang jasa, baiknya harga kita jangan terlalu tinggi mengikuti harga rata-rata pemberi jasa yang sama dengan kita, karena gimana pun, namanya juga kita masih merintis, yang lebih penting adalah membangun long-term relationship dengan calon Klien, jadi si Klien bisa sering-sering menggunakan jasa kita dan order ke kita, jadi kita punya income yang rutin dari 1 Klien, tapi dalam hubungan yang tetap mengutamakan Profesionalitas yahh… Harga murah, bukan berarti kemurahan juga. Yang pasti harganya wajar dan sesuai.
  5. Surat penawaran sebaiknya menggunakan gaya bahasa yang singkat padat dan jelas, sehingga lebih mudah dipahami oleh pembaca. Biasanya Klien duluan akan melihat bagian harga yang kita tawarin daripada bagian ruang lingkup / scope of work kerjaan kita;
  6. Trus sebaiknya sih, kita ga pelit ilmu. Ya kalau dalam saat melaksanakan pemberian jasa, kita jangan terlalu kaku dan terpaku hanya pada ruang lingkup pekerjaan yang sudah disepakati saja. Selama masih dalam batas kewajaran, boleh juga sih kita kasi bonus konsultasi atau jasa-jasa yang ga terlalu sulit untuk kita kerjain, selama itu tidak mengeluarkan biaya diluar biaya jasa kita.
  7. Kemampuan meng-analisa siapa dan bagaimana Klien kita, penting juga lho diperhatikan dalam menentukan harga yang mau kita tawarin, biar kerjaan yang udah di depan mata ga lepas, artinya kerjaan itu bisa jadi rejeki kita dan bermanfaat buat kita juga buat Klien.

Selama saya punya usaha sendiri, saya menjalankan step-step diatas dalam membuat surat penawaran, dan Thank God, biarpun secara value belum terlalu kelihatan hasilnya, tapi mostly surat penawaran yang kantor saya kirimkan, jarang gagal, jadi stabilitas keuangan kantor saya, so far so good… hehehhehe..

Nah, semoga step-step diatas bisa membantu memberikan gambaran gimana caranya agar surat penawaran yang kita kirimkan tepat sasaran dan bisa berhasil memberikan value sesuai harapan kita dalam memberikan jasa ke Klien.

Good luck with your business yaa…. J

Buat kalian yang mau diskusi atau ngobrol-ngobrol soal ini, yuk email ke catherine@easyhelps.net atau add line id catherine.ary

Perlukah Menambah Pegawai?

Berapa banyak jumlah staff yang sebenarnya anda butuhkan? mengapa rasanya staff yang anda miliki sekarang terasa terus saja kurang? mengapa rasanya staff yang ada sulit mencapai kompetensi kinerja yang sesuai dengan harapan anda?

Yang terjadi selama ini adalah anda terus-menerus merasakan bahwa perusahaan memerlukan lebih banyak staff untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administratif yang selama ini terbengkalai dan tidak kunjung terselesaikan. Tumpukan pekerjaan anda rasakan berada di pundak anda seorang sebagai pimpinan atau bahkan sebagai pemilik perusahaan.

Nanti dulu, sebelum anda memutuskan untuk menambah jumlah staff di perusahaan anda, sebaiknya analisa terlebih dahulu, apa penyebab utama sehingga hal-hal tersebut terjadi. Ada beberapa hal yang mungkin terjadi, tetapi tanpa anda sadari, satu-satunya solusi yang menurut anda merupakan jalan keluar mengatasi masalah di perusahaan anda adalah dengan penambahan Staff.

Perhatikan baik-baik, penambahan staff bukan merupakan satu-satunya solusi mengatasi masalah yang anda hadapi. Dengan menambah jumlah staff, berarti anda menambah jumlah fixed cost perusahaan. Pemberian gaji, pemberian fasilitas kesehatan, tunjangan hari raya, bonus dan lain sebagainya merupakan sebagian dari biaya pengeluaran yang anda perlu perhitungkan untuk mempekerjakan sejumlah orang staff baru. Yang sering terjadi pada perusahaan selama ini, jumlah supporting staff melebihi jumlah money maker staff, padahal sebenarnya suatu perusahaan akan berkembang lebih baik jika memiliki komposisi yang tepat dalam struktur organisasinya. Komposisi yang tepat disini adalah suatu perusahaan sebaiknya memiliki 60% money maker staff, 30% supporting staff, dan 10% policy maker.

Dapat dilihat bahwa sumber income perusahaan ditentukan dari berapa banyaknya money maker staff yang anda miliki pada perusahaan anda. Sebelum memutuskan untuk menambah staff, ada baiknya jika anda menganalisa dahulu apa yang sebenarnya menjadi kebutuhan anda dan perusahaan.

Tidak ada salahnya memutuskan untuk menambah staff, tetapi sebelumnya sebaiknya anda terlebih dahulu menyusun suatu tolak ukur mengapa perusahaan anda memerlukan penambahan jumlah staff. Perasaan yang timbul karena merasa perusahaan anda memerlukan tambahan staff kerap kali muncul pada saat anda merasakan banyaknya pekerjaan-pekerjaan yang tidak terselesaikan sesuai deadline, atau banyaknya pekerjaan-pekerjaan yang terlewatkan dari pengawasan anda.

Nah sekarang, bagaimana cara mengukur dan menilai bahwa perusahaan anda memerlukan tambahan staff? Hal pertama yang wajib anda pikirkan adalah, apakah perusahaan anda telah melakukan proses rekrutmen yang sesuai dengan visi, misi dan value perusahaan anda? Sudahkan anda memiliki suatu guidelines atau arahan (Standard Operating Procedures) bagi seluruh pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya? Apakah anda telah memiliki job descriptions yang jelas bagi masing-masing posisi jabatan yang ada di perusahaan anda? Apakah anda melaksanakan performance evaluation yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan? Bagaimana hasil akhir suatu performance evaluation dapat mempengaruhi anda untuk mengambil keputusan-keputusan yang bermanfaat bagi perusahaan anda?

Semua pertanyaan-pertanyaan tersebut wajib anda jawab terlebih dahulu sebelum anda mengambil keputusan untuk melakukan penambahan jumlah pegawai. Proses rekrutmen yang baik dan benar akan membantu anda menemukan personil-personil yang memadai yang sesuai dengan tujuan perusahaan anda.

“People are not your most important asset. The RIGHT people are” (Jim Collins).

 

Feel free to chat with me if you find this article is interesting contact me at catherine@easyhelps.net