Hang on, are you telling me it’s not need to be expensive?

Pasti deh ada yang pernah berpikir seperti ini: SOP penting sih, tapi kalau  mau buat SOP pakai Konsultan, pasti deh perlu biaya GEDE 😦

Hellow reader… mungkin ada nih dari para reader sekalian yang sedang pusing mau beresin sistem manajemen di kantornya, atau lagi mau susun sistem agar bisa jalanin usaha / bisnis biar bisa autopilot. Udah kepikiran sih harus bikin Standard Operating Procedures (SOP), tapi gimana ya cara bikin yang benar dan sesuai dengan business process kantor ? Kalau mau ngikutin contoh jenis-jenis SOP yang ada di internet ataupun di buku-buku yang dijual di toko-toko buku, rasanya masih ada aja yang kurang pas dan ga sesuai dengan yang diinginkan.. Hehehe, perasaan-perasaan yang seperti itu tuh yang sering kita dapetin dari Klien-klien kita.

Sebelum akhirnya si calon Klien mutusin gunakan jasa konsultan SOP, mereka pasti punya pikiran-pikiran seperti diatas. Ada yang sama sekali bingung gimana caranya bikin SOP, ada yang bisa bikin SOP tapi ngerasa kurang pas, ada yang udah bikin tapi ga tau gimana cara terapin SOP itu, ada yang udah tau cara terapin SOP tapi ga ada sistem kontrol yang benar untuk mengukur keberhasilan SOP yang udah diterapin, ada juga yang bener-bener serius mau bikin SOP tapi kuatir harus sediakan budget GEDE untuk biaya jasa konsultan SOP nya.

MobileActivities

Bicara budget yang pasti merupakan faktor utama dan terpenting untuk memutuskan menggunakan jasa konsultan memang harus diperhitungkan dengan baik dan bijaksana. Sebelum menggunakan jasa konsultan dan mengeluarkan biaya harus dulu dipikirkan baik-baik apa tujuan utama kantor atau usaha kita sehingga memerlukan SOP. Idealnya dalam sebuah kantor / usaha bisnis, tujuan adanya SOP adalah sebagai arahan (guidance) dalam melaksanakan suatu proses bisnis sehingga dalam menjalankan bisnis tersebut, para pelaksana dapat bekerja secara maksimal walaupun dengan Supervisi yang minimum dari Pimpinan atau pemilik (owner) kantor tersebut. SOP pun mampu menjadi suatu tolak ukur proses penilaian kinerja (performance evaluation) tidak hanya untuk menilai kinerja para pegawai, juga mampu menilai keberhasilan suatu kantor / usaha bisnis yang kita miliki.

Tapi kan bisnis itu dinamis, jika kantor / usaha bisnis saya menggunakan SOP, bisa-bisa nanti SOP itu ga bisa mengikuti perkembangan bisnis yang dinamis yang sering sekali mengalami perubahan ini. Trus, SOP milik kantor / usaha bisnis saya, jadi tidak berguna dong. Pemikiran seperti ini pastinya bisa muncul di pikiran para pimpinan perusahaan / pemilik bisnis (business owner), singkat kata, Bisnis itu Dinamis, maka SOP pun harus Dinamis mengikuti perkembangan bisnis.

Jadi, jika ada diantara para reader sekalian yang sedang memerlukan bantuan dalam penyusunan SOP kantor / usaha miliknya dan merasa memerlukan konsultan SOP, yang perlu diperhatikan adalah

  • tetapkan dulu tujuan penyusunan SOP, karena SOP itu diperlukan untuk pengembangan usaha/ perbaikan sistem di kantor, jadi tujuannya harus benar-benar jelas dulu sehingga semua personil yang ada, bersedia bekerjasama untuk menyusun SOP itu;
  • siapkan budget yang dianggap mampu;
  • cari konsultan yang mampu membantu proses penyusunan SOP yang sesuai dengan yang diharapkan dan mampu memberikan jasa konsultan yang baik sesuai budget yang ditetapkan (maksudnya : ga terlalu mahal… Hehehe);
  • trus yang harus diperhatikan adalah SOP disusun agar keseluruhan proses bisnis dapat berjalan secara autopilot, meskipun pimpinan / pemilik bisnis sedang cuti ataupun melakukan hal-hal yang lain, proses bisnis WAJIB dan KUDU tetap harus terus berjalan, so, susun SOP jangan terlalu ribet yang sulit dimengerti dan dikerjakan oleh pegawai pelaksana. Kalau SOP-nya ribet, sudah pasti SOP itu bakalan jadi guidance yang tersimpan rapih di dalam order di lemari file Board of Director, karena susah memberikan pemahaman ke pegawai pelaksana hehehehe…

Nah reader, segitu dulu ya info-info nya. By the way, budget untuk jasa konsultan SOP ga selalu harus GEDE dan mahal, ada kok konsultan SOP yang mampu memberikan jasa penyusunan SOP dengan menyesuaikan budget yang kita miliki.

Eitss sebelum menutup artikel ini, kalau dari reader sekalian ada yang bertanya, kapan sih waktu yang tepat untuk menyusun SOP? Jawabannya: ya se-segera mungkin, jadi se-segera mungkin juga proses bisnis yang ada bisa berjalan autopilot dan se-segera mungkin juga bisa merasakan kemudahan dan manfaat yang diberikan dengan adanya SOP. So… be smart yaaaaaa, we wish you all the best…

 

Oya, ada quote bagus nih:

“Executive ability is deciding quickly and getting somebody else to do the work” By. John G. Pollard

 

Feel free to chat with me if you find this article is interesting. Contact me through email at catherine@easyhelps.net or Line catherine.ary

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s